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行政采購在我司由行政經理本人負責,每筆金額較小,采購種類多且雜。長期以來我司采購成本較為偏高,例如租借賓館的會議廳,據財務部內部估計均價較市場價高20-30%。但這類行政采購有一個特點,就是偏向B2B項目,價格不夠透明。且我司采購的金額較小,也無法讓供應商招投標。請問此類采購應該從何處入手,較為有效呢?從流程上如何去劃分行政經理和財務人員的權限?此前曾試圖更改流程,但行政經理以消極怠工應對,導致采購效率降低,引發其他部門不滿,如何防止這種情況再次發生?
所屬話題: 成本控制
匿名用戶 提問于 2015-09-06 22:22
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  • 凱文 2015-09-06 22:22
    從內控角度來說,適當的職責分離有利于防止舞弊,比如采購人員不負責下單,下單人員不負責供應商的選擇。也就是說,采購人員可以和幾個供應商簽訂協議,具體采用哪家供應商由使用部門來選擇。 一般在行政費用上采用協議供應商的方式居多,如辦公用品里面的史泰博、OA365等,機票類的攜程等,價格透明,并且年末根據采購金額給的反利也是透明的。 酒店類,我們的經驗是在一些主要城市選擇高中低各檔酒店簽訂協議,爭取優惠價格,當然量是關鍵。并且如果當年量上不去,今后的價格很難降下來。這就看企業的選擇,如果企業規模不大,集中在2~3家比較好,包括住宿和會議費可以放在一起談,這樣也比較容易談價格。另外,可以通過同行業的交流獲得其他公司協議酒店的價格來作為比較,但要考慮其他公司的業務量的差異。 如果有了這些協議供應商,并且對全公司發布,那么行政部門就只是執行者,也不會就每一次的會議的價格發生爭議以及沖突的情況。
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